Tugas dan Peranan Sekretaris

tugas dan peranan sekretaris

Pengertian sekretaris adalah sekretaris yang tugasnya membantu seorang eksekutif atau pimpinan. Apabila ditinjau secara etimologi, sekretaris berasal dari kata “secretum” yang berarti “rahasia”, atau seceretarius atau secretarium yang berarti seorang yang diberi kepercayaan memegang rahasia.

Dalam Webster’s New World Dictionary of the American Language College, mengartikan sekretaris :
“ Secretary is a person employed to keep records, take care correspondence and other writing task etc, for an organization or individual.”

Pada prinsipnya pengertian ini menunjukkan bahwa seorang sekretaris mempunyai tugas mengurus warkat, menyusun korespondensi dan pekerjaan tulis menulis lainnya untuk suatu organisasi atau seseorang.

Selanjutnya menurut Drs. The Liang Gie, mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau suatu organisasi .

Pengertian umum kata sekretaris mempunyai arti sama dengan penulis (notulen), tetapi penulis di sini adalah pengertian pada seseorang yang mempunyai tugas sangat berkaitan dengan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan.

Jadi, pekerjaan seorang sekretaris adalah membantu pimpinan agar pimpinan kantor atau perusahaan dapat melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien.

B. Peranan dan Tugas Sekretaris

Peranan Sekretaris
Dalam praktek penyelenggaraan kantor di mana telah lazim bahwa pimpinan dari suatu perusahaan, instansi atau lembaga lainnya dibantu oleh seorang pegawai yang dibebani dengan tugas surat menyurat, filing dan pelayanan tamu maupun urusan-urusan rapat. Pegawai tersebut lazimnya dinamakan sekretaris, apabila ia menyelenggarakan surat menyurat yang bersifat pribadi atau rahasia dari pimpinannya.
Pada mulanya sekretaris adalah seorang petugas yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia. Kemudian lalu berarti petugas yang menyelenggarakan surat menyurat bagi seorang pejabat pimpinan yang kadang-kadang meliputi pula surat-surat rahasia atau surat yang bersifat pribadi yang tidak pada tempatnya disiarkan sembarangan. Akhirnya tugas sekretaris itu diperluas dengan segi-segi tata usaha lainnya. Kini seorang sekretaris pada pokoknya adalah asisten yang membantu dalam segala hal agar pimpinan dapat bersifat secara efektif dalam menunaikan tugas manajemennya.

Tugas sekretaris tidak lagi dibatasi dalam bidang tata usaha saja, melainkan cenderung untuk terus menerus meluas. Dengan demikian selain sekretaris yang berperan semata-mata sebagai seorang pembantu, terdapatlah sekretaris yang mempunyai fungsi manajer. Karena kedudukannya sebagai manajer , maka sekretaris yang demikian itu lalu mempunyai pegawai-pegawai bawahan. Akhirnya pegawai-pegawai bawahan itu dengan segenap bidang kerjanya lalu dikembangkan menjadi sebuah satuan organisasi. Satuan organisasi ini sekarang lazimnya disebut sebagai sekretariat dan dikepalai oleh seorang sekretaris yang berfungsi sebagai manajer itu.

Jadi sekretaris yang bertindak sebagai seorang manajer pada umumnya memimpin satuan organisasi yang disebut sekretariat (dalam lingkungan organisasi yang besar disebut juga Sekretaris Jenderal).

C. Tugas Sekretaris
Tugas sekretaris dalam arti sempit adalah sebagai orang yang dipercaya oleh pimpinan untuk menyimpan rahasia. Sedangkan tugas sekretaris dalam arti luas adalah pelaksanaan tugas-tugas yang bersifat membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda organisasi, lembaga, maupun kantor.

C.1. Secara umum tugas-tugas sekretaris adalah meliputi hal-hal sebagai berikut
1. Menerima dikte dari pimpinan.
2. Melaksanakan korespondensi (menerima dan mengirim surat, termasuk telepon dan telegram bagi sekretaris pribadi).
3. Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting.
4. Menerima tamu-tamu pimpinan.
5. Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya.
6. Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya.
7. Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan bawahan.
8. Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan maupun pihak eksternal perusahaan.
9. Menemani pimpinan dalam pertemuan penting.
10.Menyusun pidato-pidato untuk pimpinan.

Sekretariat dan Kesekretariatan

A. Pengertian Sekretariat
Seperti halnya yang sudah diterangkan secara singkat pada point di atas mengenai awal terjadinya sekretariat, maka pada bagian ini akan dijelaskan beberapa hal tentang kesekretariatan.

Menurut Drs. Wursanto bahwa sekretariat adalah satuan organisasi atau lembaga yang melaksanakan jasa-jasa perkantoran dalam bidang ketatausahaan. Dengan pengertian tersebut sehingga satuan organisasi yang dimaksud mencakup adanya unsur-unsur :
a. tempat untuk dapat terselenggaranya kerja dari pekerjaan yang dipimpin oleh seorang sekretaris.
b. Manusia atau para pegawai pelaksana, pencipta tata cara dan tata kerja.
c. Alat atau sarana yang diperlukan demi tercapainya kelangsungan kerja dari sekretaris dan para bawahannya.

Selanjutnya pengertian kantor pada dasarnya dapat kita pahami sebagai berikut :
1. Tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi.
2. Proses menangani informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan sampai menyalurkan informasi.

Sekretariat atau kantor tentunya dalam kegiatannya menerapkan tata cara pelaksanaan kantor atau sekretariatnya masing-masing

B. Pengertian Kesekretariatan.
Kesekretariatan ialah aktivitas yang dilakukan pada sekretariat yakni menunjukkan tata kerja atau proses kerjanya sekretariat. Dengan demikian, kesekretariatan bersifat aktif dan dinamis dalam kegiatan jasa-jasa perkantoran, terutama yang sangat berkaitan dengan proses administrasi.

Selanjutnya pengertian kesekretariatan adalah merupakan sifat kegiatan atau aktivitas kerja dari seorang sekretaris, atau merupakan sifat dan macam pekerjaan yang harus dikerjakan pada jabatan sekretaris.

Dalam pelaksanaan kerjanya yang konkrit mengenai tugas-tugas sekretriat dari perusahaan-perusahaan umumnya biasanya sebagai berikut (tanpa pembahasan yang lebih jauh mengenai masing-masing kegiatannya, kecuali surat menyurat pada point berikutnya) :
a. Persiapan dan pelaksanaan pekerjaan dari direksi.
b. Penyelenggaraan surat-menyurat.
c. Pengaturan hubungan keluar.
d. Penganggaran belanja
e. Persiapan dan penyelenggaraan konferensi perusahaan.
f. Persiapan dan penghadiran rapat-rapat dari dewan pengurus dan rapat umum para pemegang saham.
g. Penerapan atau perbaikan tata kerja yang ilmiah.
h. Penyusunan dokumentasi dan arsip/penyimpanan warkat berdasarkan abjad, perihal, nomor, tanggal, wilayah dan sebagainya.
i. Wadah atau tempat pelaksanaan aktivitas atau kegiatan dari suatu organisasi, sehingga fungsi aktivitas sekretriat tersebut dapat dikatakan aktif ataupun tidak aktif.

C. Fungsi Kesekretariatan
Pada dasarnya fungsi kesekretariatan sesuai bidang kerjanya, maka mencakup kegiatan dalam administrasi (dalam arti luas) pada sebuah organisasi atau perkantoran. Sedangkan fungsi kesekretriatan lain berkaitan dengan kegiatan ketatausahaan yakni kegiatan administrasi dalam arti sempit yang meliputi :

1. adanya orang-orang yang bekerja,
2. penerimaan dan pengiriman surat,
3. penerimaan dan pengiriman telepon,
4. penyelesaian surat-surat yang berkaitan dengan kegiatan organisasi sehari-hari.

Kegiatan administrasi sebagai fungsi kesekretariatan dalam arti yang luas dapat meliputi kegiatan sebagai berikut :
1. Mengadakan pencatatan (recording) dari semua kegiatan manajemen yang berkaitan dengan organisasi.
2. Administrasi kesekretariatan sebagai alat pelaksanaan daripada kegiatan ketatausahaan yang bersifat pelayanan (membantu), baik pada atasan maupun pada pihak lain yang terkait atau memerlukan.
3. Administrasi kesekretariatan sebagai alat komunikasi antar kantor atau antar perusahaan secara perorangan maupun organisasi.
4. Administrasi kesekretariatan sebagai pelaksana pemegang rahasia kantor, maupun perusahaan.
5. Adminstrasi kesekretariatan sebagai pusat dokumentasi (master file).
Adapun fungsi kesekretriatan yang paling utama adalah sebagai berikut :
a. Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik secara internal maupun eksternal.
b. Mengamankan kerahasiaan kantor atau jawatan yang bersangkutan.
c. Mengatur dan memelihara segala dokumentasi kantor yang mempunyai kegunaan bagi manajemen untuk memperlancar fungsi-fungsinya.

Administrasi dan Tata Usaha
Administrasi merupakan proses penyelenggaraan organisasi secara menyeluruh, sedangkan tata usaha sebagai kegiatan pencatatan-pencatatan, penggolongan data dan tulis-menulis dari proses tersebut (Wowaruntu, 1991).
Office Work atau tata usaha menurut Prof. Dr. Mr. S. Prajudi Atmosudirjo, dapat digolongkan menjadi 4 (empat) macam, yaitu segala macam pekerjaan yang bersifat :
1. KOMUNIKASI
2. REGISTRASI
3. KOMPUTASI, dan
4. INFORMASI

Pada zaman modern sekarang dalam kantor telah lazim bahwa pejabat pimpinan dari suatu perusahaan, instansi atau lembaga lainnya dibantu oleh seorang pegawai yang dibebani dengan tugas surat menyurat dan penyimpanan dokumen-dokumen serta pelayanan tamu maupun urusan rapat yang dinamakan sekretaris (buku The Liang Gie).

Jabatan Sekretaris dan Unit Sekretariat
Pada pokoknya sekretariat adalah satuan organisasi yang melakukan pekerjaan pelayanan dalam bidang tata usaha. Namun sejalan dengan kecenderungan pada jabatan sekretaris, tugas-tugas sebuah sekretriat juga tampak meluas sehingga sering meliputi bidang-bidang kepegawaian, keuangan, perbekalan dan hubungan masyarakat.

Dengan perkembangan jabatan sekretaris yang begitu luas dari juru tulis sampai menjadi manajer tingkat atas, maka kini diakui adanya bidang kerja yang disebut “secretaryship” atau kesekretriatan merupakan profesi dari segenap sekretaris yang bekerja dalam bermacam-macam organisasi pada semua tingkat jenjang organisasi.